Introducir datos y tipos de datos en Excel.

Como es sabido, en cada una de las celdas de Excel se puede introducir un dato, y este dato puede ser uno de los siguientes:

• Un valor numérico.
• Un Texto.
• Una fórmula o una función.

Además de estos datos que pueden ir en las celdas, una hoja puede contener objetos como gráficas, textos, diagramas, los cuales no están contenidos en celdas, pero se colocan en una capa "invisible" al frente de la hoja de cálculo.

El procedimiento general para introducir un dato en una celda, cualquiera que sea su tipo consta de los siguientes pasos:

1.- Colocarse en la celda en donde se va a introducir el dato, ya sea dando clic con el ratón o bien desplazándose con las teclas de flechas a la celda deseada. En el ejemplo que utilizaremos, introduciremos el texto "hola" en la celda C3. Para este paso, hacemos clic sobre la celda C3.

Observe que el cuadro de nombres nos indica que se seleccionó la celda B3, y en la barra de estado aparece la palabra "Listo", lo cual indica que Excel está a la espera de una acción, en este caso la introducción de un dato.

2.- Escribir el dato, observamos que el dato se va mostrando tanto en la celda como en la barra de formulas.

Si es la primera vez que se introduce un dato en la celda, aparecerá en la barra de estado el texto "Introducir", lo cual indica que se esta escribiendo un dato en la celda activa.

3.- Para terminar de introducir el dato, se tienen varias alternativas:

• Con el teclado, presionar la tecla ENTER. En este caso se valida el dato introducido y la celda activa pasa a ser la celda que esta debajo de la celda donde se introdujo el dato.
• Con el teclado, presionar cualquiera de las teclas de movimiento (teclas de flechas), la celda activa pasa a ser la celda donde se hizo clic.
• Haciendo clic en el icono de aceptar que se encuentra a la izquierda de la barra de formulas (palomita). En este caso se valida el dato introducido y la celda activa sigue siendo la misma.
  

  
  
  
  

Es importante mencionar que en el tercer paso una vez que se terminó de introducir el dato, el programa Excel lleva a cabo una validación para determinar si el dato introducido es correcto, determina en base al texto escrito el tipo de dato, y le aplica el formato por defecto. Son varias acciones que ocurren de manera tan rápida que para el usuario ese tiempo es imperceptible. En el caso de este ejemplo, es un texto, por lo cual no tiene problema para validarse, y el programa Excel lo alinea verticalmente hacia la izquierda de la celda, ya que es el formato por defecto del programa.

En la siguiente figura se observa que el proceso de introducción del dato se completó, el texto "hola" se introdujo en la celda C3, se alineó horizontalmente en la celda hacia la izquierda (formato por defecto para datos tipo texto) y la celda activa pasó a ser la celda C4:

Se puede observar que en cuadro de nombres se indica la celda C4, así como el texto "Listo" en la barra de estado, lo que nos informa que el programa de hoja de cálculo se encuentra en espera de otra acción por parte del usuario, la cual puede ser introducir otro dato en la celda, realizar una aplicación de formato, etc.

Número de Celdas en Excel

¿Cuántas celdas tiene una hoja de cálculo?

Recordemos que un archivo de hoja de cálculo se compone de filas y columnas y que la intersección o cruce de una fila y una columna forman una celda. Es en cada una de estas celdas donde podemos introducir datos, que pueden ser de diversos tipos como textos, números, fechas, etc. Surge una pregunta muy común: ¿cuántos datos como máximo se pueden ingresar en una hoja?, o dicho de otra manera ¿cuantas celdas tiene una hoja? 

La respuesta a esta pregunta se puede obtener de manera muy sencilla realizando una operación matemática, tomando el número de filas y multiplicándose por el número de columnas obtendremos el total de celdas: 

# de celdas= # filas X #columnas 

Pero hasta ahorita no hemos contestado de manera precisa la pregunta, quizá hasta ampliamos la duda puesto que ahora debo saber también cuántas filas y cuántas columnas tiene una hoja de cálculo. A continuación comparto el procedimiento para obtener el número de filas, de columnas y de celdas en una hoja de cálculo excel versión 2016, esto es muy sencillo apoyándonos en algunas herramientas integradas en la misma aplicación. 

1.- Iniciamos la aplicación de Excel y creamos un libro nuevo si es que no se creó al iniciar.

2.- En la celda de la esquina superior izquierda, que es la A1, introducimos el dato numerico 1.

3.- Para obtener el número de filas, seleccionamos TODA la Columna A haciendo clic sobre la etiqueta de la columna, en este caso sobre el la letra A. 

4.- Utilizaremos la función de rellenar, la cual se ubica en la ficha de inicio, en el grupo de comandos Modificar en el extremo derecho. Haciendo clic sobre el comando Rellenar y después seleccionar la opción hacia abajo. 

5.- Esta acción insertará el dato numérico 1 en todas las celdas de la columna A, y al estar seleccionada toda la columna, en la barra de estado que se ubica en la parte inferior, aparecerán varias funciones con su resultado, entre ellas recuento y suma, que muestran el mismo valor, en este caso es el equivalente al número de filas. (1,048,576) 

6.- Para obtener el número de columnas se selecciona TODA la fila 1, haciendo clic sobre la etiqueta de la fila 1, después hacemos clic sobre el comando Rellenar pero ahora seleccionamos la opción hacia la derecha, lo que producirá el llenar de unos TODA la fila 1, si observamos las funciones de recuento y suma obtendremos el número total de columnas. (16,384) 

7.- Finalmente escribimos ambos datos la misma hoja de cálculo para realizar la operación de multiplicación y así obtener el número total de celdas, introducimos también los textos indicados que nos servirán de guía para identificar mejor la información. En la celda D5 introduciremos la fórmula para realizar la multiplicación: 

8.- Y así llegamos a obtener el número máximo de celdas posibles en la aplicación excel 2016 (17,179,869,184), un número bastante grande!!! 

Notas: Para el caso de versiones anteriores a Office 2007 el número de filas es 65,536 y el número de columnas 256, para un total de 16,772,216 celdas. Aunque es la cantidad máxima de celdas, la cantidad de información que se puede almacenar depende de la memoria RAM del equipo, entre otros factores. 

Espero que esta información sea de utilidad, los invito a comentar y a proponer diversos temas o preguntas de las hojas de cálculo.

Bienvenida

Hola, este blog se crea para publicar de manera periódica algunos tips para el manejo de hojas de cálculo, tratando de apoyar con mi conocimento de las mismas. Debido a que nadie lo sabe todo, cada aportación por pequeña que sea puede ser útil. Espero sus inquietudes o dudas y aportar lo que yo sepa. Saludos.